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10.01.2012 - 14:54
Welche Unterlagen kann man 2012 endlich vernichten?

Deutschland ist ein Land der Bürokratie und Bürokratie ist mit enorm viel Papier verbunden. Deshalb ist der Beginn eines neuen Jahres für manchen das Signal zum Vernichten alter Unterlagen, um Platz für die neuen zu schaffen. Aber was darf man eigentlich aussortieren? Gerade wenn es um geschäftliche Sachen geht, muss man sich an gesetzliche Aufbewahrungsfristen halten.

Gemäß dem Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute und alle Unternehmer, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, ihre geschäftlichen Unterlagen sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Soweit die theoretischen Vorschriften, nun zur Praxis.

Im Einzelnen bedeutet dies, dass Geschäftsunterlagen aus dem Jahre 2001 und den Jahren davor nunmehr vernichtet werden können. Sie unterliegen der zehnjährigen Verjährungsfrist. Das betrifft unter anderem Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Eröffnungsbilanzen. Auch Arbeitsanweisungen und Änderungsnachweise der EDV-Buchführung werden nun nicht mehr gebraucht. Unter die sechsjährige Verjährungsfrist, die in diesem Jahr ausläuft, fallen beispielsweise Lohnkonten, Stundenlohnzettel, Mahnvorgänge und Handelsregister- und Grundbuchauszüge.

Allerdings läuft nicht von allen Unterlagen automatisch die Aufbewahrungsfrist ab. Die Verjährung wird durch verschiedene Ereignisse gehemmt, was bedeutet, dass die betreffenden Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden müssen. Vorläufige Steuerfestsetzungen, eine begonnene Außenprüfung und ein anhängiges Steuerstraf- oder Bußgeldverfahren sind solche Ereignisse. Die damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen dürfen natürlich nicht vernichtet werden.

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